2　文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、正確に処理しなければならない。

3　文書は、即日処理を原則として迅速に取り扱わなければならない。

4　文書は、常に平易かつ明確に表現するように努めなければならない。

2　総務課長は、文書の管理が適正かつ能率的に行われるよう指導及び改善に努めなければならない。

2　文書管理主任は、事務局長が、総括課長補佐(総括課長補佐が置かれていない場合は上席の職員)のうちから指名する。

3　文書管理主任は、次の事務を処理するものとする。

4　文書取扱主任は、課長が職員のうちから指名する。

5　文書取扱主任は、文書管理主任の指示に基づき、第3項各号に掲げる事務を補助する。

2　文書の番号は、前項第1号に掲げる文書にあっては毎年1月1日を、同項第2号及び第3号に掲げる文書にあっては毎年4月1日を起点として付けるものとする。

3　文書の番号は、第1項第1号に掲げる文書にあっては当該文書の施行の順序に従い、同項第2号及び第3号に掲げる文書にあっては起案の順序に従って新たに番号を付けるものとする。ただし、収受した文書により起案する場合はその収受番号を持って付けるものとする。

2　課長は、文書の供覧を受けたときは、直ちにこれを査閲し、自ら処理するものを除き、処理方針を指示して文書管理主任に返付しなければならない。

3　文書管理主任は、課長から文書の返付を受けたときは、処理方針を示して直ちに主務係長に交付しなければならない。

4　文書管理主任は、総務課長から配布を受けた文書のうちに自課の所管に属しないものがあるときは、直ちに当該文書を総務課長に返付しなければならない。

2　主務課に直接送達されたものに第9条各号に掲げる文書等がある場合は、主務課において当該各号に定める手続をとらなければならない。

2　文書の回覧は、次の各号に定めるとおり、原則として上司から部下の順により行わなければならない。

3　回覧文書には、第33条第3項に規定する文書分類表(以下「文書分類表」という。)により分類記号及び保存期間を記入しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に定める方法により、文書の起案を簡略化することができる。

3　起案文書には、第33条第3項に規定する文書分類総括表(以下「文書分類総括表」という。)により分類記号及び保存期間を記入しなければならない。

2　前項ただし書の規定により広域連合長名以外のものを発信者名として用いる場合は、原則として補職名のみを記載し、氏名の記載を省略することができる。

2　起案文書には、施行上の注意その他必要な事項を表示しなければならない。

3　起案文書には、文書分類表による分類記号及び保存期間を記入しなければならない。

2　文書管理主任は、文書の回議を受けたときは、当該文書の審査を行い、起案用紙の所定欄に認印を押さなければならない。

3　文書の回議先は、回議の迅速化を図るため、必要かつ最小限とし、当該文書の写しを送付し、又は当該文書の趣旨を口頭で伝えることによって回議に代えることができるときは、回議を省略するものとする。

4　文書の回議を受けた関係課の文書管理主任は、原則として係長以上の職にあるものに回議するにとどめ、回議の促進に努めなければならない。

5　事務を代決したものは、決裁権者の後閲を要すると認められる文書については、「要後閲」の文字を記載しなければならない。

6　起案者は、回議した文書について関係者が異議を述べたときは、上司の指示を受けて、関係者と協議しなければならない。

7　起案者は、回議した文書が当初の趣旨と異なって決裁されたとき、又は廃案となったときは、その旨を回議した課に通知しなければならない。

8　回議を受けた者は、当該文書の決裁が完了した後に事案の内容を知る必要がある場合には、当該文書の上部欄外に「要再回」の文字を記載し、その認印を押さなければならない。

9　起案者は、前項の文書の決裁が完了したときは、速やかに再回を求めた者に当該文書を回付しなければならない。

2　前項に定めるものを除くほか、公示文書の起案文書は、関係課長に回議した後、総務課長に回議しなければならない。ただし、第17条第2項第1号の規定により例文によって処理するものについては、この限りでない。

2　特に軽易な事案については、上司の承認を得て、電話その他の方法により処理することができる。

2　浄書は、正確かつ明りょうに行い、浄書が完了したときは、浄書者が当該原議の所定欄に認印を押さなければならない。

3　浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日付は、当該文書を施行する日とする。

2　前項第3号の往復文書については、起案の際に当該起案用紙の「公印」欄の「要・不要」の文字を○で囲むことによって文書管理主任の承認を得なければならない。

3　契約書、登記嘱託書等とじ替えを禁ずる文書には、割印を押さなければならない。

2　総務課長は、郵便により文書を発送しようとするときは、午前9時までに総務課へ郵便依頼書(様式第8号)を添付して届けられた文書に、総務課で作成した料金後納郵便差出票(様式第9号)を添えて、北方郵便局に差し出すこと。また、書留又は配達証明にする場合は、書留郵便物受領証を添えて差し出すこと。

2　前項ただし書の規定による承認を得た文書は、総務課長又は主務課長から郵便料金に相当する額の郵便切手の交付を受け、主務課において発送するものとする。

2　文書管理主任は、処理中の文書について、必要に応じその処理経過が明らかになるように文書件名簿又は文書件名補助簿の所定欄を整理しておかなければならない。

2　文書の整理は、ファイリング・システムによって行う。

3　前項のファイリング・システムを行うため、主務課長は、毎年度開始後、前年度の文書分類表(様式第10号)及び文書分類総括表(様式第11号)を調製しなければならない。

4　処理の完結した文書は、文書分類表の区分に従い、文書分類番号を付して該当のフォルダーに整理しなければならない。

5　主務課長は、文書分類表及び文書分類総括表の調整完了後は、当該分類表の写しを総務課長に提出しなければならない。

6　主務課長は、文書分類表及び文書分類総括表を文書とともに常に整理し、その所在及び管理状況等を明確にしておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主務課において原本を保存する文書については、適宜当該文書の保存期間を短縮することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間によるものとする。

4　完結文書の保存期間は、総務課長が別に定めるものを除き、事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算するものとする。

5　前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間は、当該文書を常用する必要がなくなった日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

2　保存文書を書庫へ搬入するときは、主務課において文書保存箱に収納の上、文書保存箱ごとに文書保存表(様式第12号)を2部作成し、その1部を総務課長に提出するものとする。

2　保存文書の貸出しを受けようとするときは、保存文書貸出簿(様式第13号)に必要な事項を記入し、借受フォルダー(様式第14号)で借受者の氏名を表示しなければならない。

3　貸出しを受けた保存文書は、5日以内に返却しなければならない。ただし、主務課長が必要があると認めたときは、貸出期間を延長し、又は当該期間中であってもその文書の返却を求めることができる。

4　貸出しを受けた保存文書は、外に貸与してはならない。

2　総務課長は、前項の申請があったときは、これを調査し、保存期間の延長を適当と認めるときは、当該文書の保存期間を延長することができる。

2　前項の規定にかかわらず、1年保存の文書は、主務課長が廃棄することができる。

3　廃棄文書のうち秘密に属するものは、裁断又は焼却し、その他のものは他に利用されないように注意して処理しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、公表の日から施行し、平成13年4月1日から適用する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際、現に作成されている用紙は、この規程にかかわらず当分の間、使用することができる。

この規程は、公布の日から施行し、平成15年4月1日から適用する。

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、公表の日から施行し、平成29年4月1日から適用する。